Privacy verklaring

Inleiding
Evangelische Gemeente De Lichtstad (hierna: de gemeente of De Lichtstad) is een kerkgenootschap gevestigd in Eindhoven. Wij vinden jouw privacy belangrijk en gaan zorgvuldig om met jouw persoonsgegevens. Daarbij houden wij ons aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke wet- en regelgeving.
Als kerk verwerken wij persoonsgegevens om invulling te kunnen geven aan onze geloofsgemeenschap, pastorale zorg, onderlinge verbondenheid en overige kerkelijke activiteiten. Wij verzamelen niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk en gebruiken deze uitsluitend voor de doeleinden waarvoor zij zijn verkregen.
Evangelische Gemeente De Lichtstad is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van jouw relatie met de gemeente kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

  • naam, adres en woonplaats;
  • e-mailadres;
  • telefoonnummer(s);
  • geboortedatum;
  • geslacht;
  • gekozen kern (huiskring);
  • pasfoto (indien door jou verstrekt);
  • financiële gegevens zoals IBAN wanneer je via de bank doneert;
  • BSN uitsluitend wanneer dit wettelijk verplicht is, bijvoorbeeld bij een periodieke schenkingsovereenkomst;
  • pastorale of diaconale gegevens, uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor begeleiding en met passende vertrouwelijkheid.

Omdat uit het lidmaatschap van onze gemeente iemands geloofsovertuiging blijkt, verwerken wij ook een bijzonder persoonsgegeven in de zin van de AVG. Kerkgenootschappen mogen deze gegevens verwerken voor hun eigen kerkelijke activiteiten, mits passende waarborgen worden getroffen.

Waarom verwerken wij deze gegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens voor onder meer de volgende doeleinden:

  • het voeren van een ledenadministratie;
  • communicatie met leden, vrienden en bezoekers;
  • het organiseren van samenkomsten, huiskringen, cursussen en activiteiten;
  • pastorale, diaconale en praktische ondersteuning;
  • het versturen van nieuwsbrieven;
  • het beheren van vrijwilligerstaken;
  • het verwerken van giften en financiële administratie;
  • het beveiligen van onze gebouwen;
  • het uitzenden en beschikbaar stellen van samenkomsten.

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat, zoals:

  • uitvoering van het lidmaatschap of een overeenkomst;
  • een wettelijke verplichting;
  • een gerechtvaardigd belang van de gemeente;
  • jouw toestemming, bijvoorbeeld voor publicatie van foto’s of gegevens.

Wie heeft toegang tot jouw gegevens?
Persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk voor personen die deze nodig hebben voor hun taak binnen de gemeente.
Hierbij kun je denken aan:

  • de oudsten;
  • diakenen;
  • de ledenadministratie;
  • kernleiders;
  • bedieningsleiders;
  • medewerkers van pastorale en diaconale teams.

Leden kunnen via Scipio uitsluitend de gegevens raadplegen waarvoor jij toestemming hebt gegeven. Bij activiteiten kunnen deelnemerslijsten worden gebruikt voor de organisatie van die activiteit. Deze worden uitsluitend gedeeld met de betreffende deelnemers en verantwoordelijke leiders.

Verstrekking aan derden
Wij verstrekken jouw persoonsgegevens niet aan derden voor commerciële doeleinden. Wel maken wij gebruik van externe dienstverleners, bijvoorbeeld voor:

  • websitehosting;
  • ledenadministratie;
  • cloudopslag;
  • boekhouding;
  • e-maildiensten.

Met deze partijen sluiten wij verwerkersovereenkomsten waarin afspraken zijn gemaakt over beveiliging, geheimhouding en zorgvuldig gebruik van persoonsgegevens. Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgen wij ervoor dat dit gebeurt volgens de eisen van de AVG en met passende waarborgen.

Lidmaatschap
Wanneer je lid wordt van Evangelische Gemeente De Lichtstad vragen wij de gegevens die nodig zijn om uitvoering te geven aan het lidmaatschap. Na toelating door de oudsten krijg je toegang tot Scipio, kun je deelnemen aan ledenvergaderingen en heb je de rechten die volgens de statuten en het huishoudelijk reglement bij het lidmaatschap horen.

Giften
Contante giften zijn anoniem. Wanneer je via de bank doneert verwerken wij uitsluitend de gegevens die noodzakelijk zijn voor de financiële administratie. Bij periodieke schenkingen verwerken wij tevens het BSN voor zover de Belastingdienst dit wettelijk voorschrijft. Financiële gegevens zijn uitsluitend toegankelijk voor degenen die belast zijn met de financiële administratie.

Pastorale en diaconale zorg
Wanneer je pastorale of diaconale begeleiding ontvangt kunnen persoonlijke gegevens worden vastgelegd voor zover dit noodzakelijk is voor een goede begeleiding. Deze gegevens worden strikt vertrouwelijk behandeld en uitsluitend ingezien door degenen die rechtstreeks bij de begeleiding betrokken zijn. Bijzondere persoonsgegevens worden nooit zonder jouw toestemming gedeeld, tenzij de wet dit vereist.

Nieuwsbrieven
Je kunt jezelf aanmelden of afmelden voor onze digitale nieuwsbrieven. Wij verwerken daarvoor uitsluitend de gegevens die nodig zijn om de nieuwsbrief te verzenden.

Website en cookies
Onze website gebruikt uitsluitend functionele cookies die noodzakelijk zijn voor het goed functioneren van de website. Wij gebruiken geen trackingcookies of vergelijkbare technieken waarmee jouw internetgedrag wordt gevolgd zonder jouw toestemming.

Foto’s
Tijdens activiteiten kunnen foto’s worden gemaakt.Voor herkenbare foto’s die op onze openbare website of sociale media worden geplaatst vragen wij vooraf toestemming, tenzij het gaat om overzichts- of sfeerbeelden waarbij personen niet het onderwerp van de foto zijn. Voor foto’s van kinderen vragen wij toestemming aan de ouder(s) of wettelijke vertegenwoordiger(s).

Cameratoezicht
Voor de beveiliging van onze gebouwen maken wij gebruik van cameratoezicht. Bij de ingang wordt duidelijk aangegeven dat cameratoezicht aanwezig is. Beelden worden uitsluitend bekeken wanneer daarvoor aanleiding bestaat, zoals bij een incident. De beelden worden maximaal twee maanden bewaard, tenzij zij noodzakelijk zijn voor onderzoek of een juridische procedure.

Livestreams en video-opnamen
Van samenkomsten kunnen video-opnamen worden gemaakt en livestreams worden uitgezonden. Sprekers, muzikanten en andere personen op het podium zijn zichtbaar in beeld. Bezoekers kunnen op bepaalde plaatsen in de zaal eveneens zichtbaar zijn. Waar mogelijk richten wij de camera’s zo in dat de focus op het podium ligt.

Wifi
Bezoekers kunnen gebruikmaken van het draadloze netwerk. Wij registreren uitsluitend technische gegevens die noodzakelijk zijn voor het functioneren en beveiligen van het netwerk en geanonimiseerde statistieken over het gebruik.

Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik of onrechtmatige verwerking. Alleen personen die deze gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden hebben toegang.

Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. In het algemeen hanteren wij de volgende uitgangspunten:

  •  ledengegevens: zolang het lidmaatschap duurt en daarna zolang noodzakelijk voor administratieve doeleinden;
  • financiële administratie: conform de wettelijke fiscale bewaartermijn;
  • pastorale gegevens: zolang begeleiding noodzakelijk is;
  • camerabeelden: maximaal twee maanden, tenzij nodig voor onderzoek;
  • livestreams en video-opnamen: maximaal één jaar.

Jouw rechten
Je hebt het recht om:

  • jouw persoonsgegevens in te zien;
  • persoonsgegevens te laten corrigeren;
  • persoonsgegevens te laten verwijderen wanneer dit mogelijk is;
  • bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
  • beperking van de verwerking te vragen;
  • een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wanneer wij een verzoek ontvangen kunnen wij vragen jouw identiteit op passende wijze aan te tonen. Wij reageren uiterlijk binnen één maand op jouw verzoek.

Datalekken
Wanneer zich een beveiligingsincident voordoet waarbij persoonsgegevens betrokken zijn, handelen wij volgens de wettelijke regels voor datalekken. Indien noodzakelijk melden wij het incident aan de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij betrokkenen.

Contact
Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van persoonsgegevens kun je contact opnemen met:
Evangelische Gemeente De Lichtstad
Ledenadministratie
Wegedoornlaan 2-B
5646 AC Eindhoven
Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.